26 Juli 2019

Perangkat Lunak Manajemen Proyek Membantu Mengatur Penyelesaian Tugas Pekerjaan

Rencana manajemen proyek yang baik menjabarkan semua detail yang dibutuhkan selama proyek dikerjakan. Keberhasilan proyek pekerjaan memberikan hasil yang menguntungkan bagi seluruh partisipan. Rencana proyek tidak mungkin dapat selesai dalam waktu satu hari, sehingga Anda harus mempersiapkannya jauh-jauh hari sebelum proyek tersebut dilaksanakan. Hal yang perlu menjadi pertimbangan saat melaksanakan proyek antara lain: menentukan waktu mulai proyek , menentukan ruang lingkup proyek, verifikasi proyek dan melakukan kontrol terhadap perubahan yang mungkin terjadi ketika proyek dikerjakan. Banyak manfaat yang diperoleh ketika memiliki rencana sebelum mulai mengerjakan proyek semisal bisa mengelola aktivitas tim dengan lebih mudah, menghemat waktu dan mengurangi pengeluaran biaya. Tanpa pengelolaan yang baik suatu proyek dapat menemui kegagalan yang terlihat melalui beberapa hal berikut: proyek selesai tidak tepat waktu, biaya pengeluaran lebih banyak, kualitas hasil buruk dan proyek menemui banyak halangan. Keberhasilan menerapkan teori manajemen proyek mengakibatkan proyek selesai sesuai rencana, tercipta suasana kerja kondusif dan terjalin hubungan yang harmonis di lingkungan anggota proyek. Anda dapat menggunakan perangkat lunak komputer untuk mengatur jadwal, durasi setiap tugas dan memberi akses kepada anggota tim.

Pada tahun 1950-an berbagai kelompok mulai secara sistematis menerapkan alat dan teknik manajemen proyek untuk menyelesaikan proyek-proyek besar yang kompleks. Secara mendasar manajemen proyek merupakan proses manajemen yang meliputi perencanaan, pengaturan, pengarahan, pengawasan dan pengendalian sumber daya yang digunakan untuk meraih tujuan yang telah ditentukan. Proyek adalah suatu kegiatan yang mempunyai jangka waktu tertentu, dengan alokasi sumber daya terbatas, untuk melaksanakan suatu tugas yang telah digariskan. Perangkat lunak manajemen proyek dapat meringankan tugas Anda mengelola tugas pekerjaan sehingga beban pekerjaan menjadi lebih ringan. Metode yang sering digunakan pada Manajemen proyek antara lain Waterfall, Agile, Hybrid, Scrum, CPM dan PriSM. Manajemen proyek merupakan sebuah cara untuk menangani penyelesaian proyek yang umumnya bersifat kompleks dan tidak dapat diselesaikan dalam waktu singkat.

Kegiatan-kegiatan dalam Manajemen proyek beraneka ragam, mulai dari perencanaan, survei, membuat rancangan, pengadaan, pelaksanaan, pengawasan dan evaluasi. Manajemen proyek adalah disiplin keilmuan tentang perencanaan, pengaturan, pengelolaan untuk mencapai tujuan proyek. Teknik dan alat manajemen proyek digunakan ketika ingin mencapai sasaran-sasaran dan tujuan proyek dengan menyadari adanya batasan-batasan yang telah dipahami sebelumnya. Unsur-unsur manajemen yang utama biasa dinyatakan dalam enam M (6M) yaitu Men, Material, Machines, Money, Methods dan Market. Contoh pemanfaatan manajemen proyek adalah untuk proyek konstruksi, penelitian dan manufaktur. Proyek padat modal adalah proyek yang memerlukan modal sangat banyak misalnya pembebasan tanah, pembelian barang dan pembangunan fasilitas produksi.

Proyek di definisikan sebagai serangkaian tugas yang harus diselesaikan untuk menyelesaikan tujuan berupa penciptaan produk atau layanan. Sebuah proyek yang telah direncanakan bukan berarti sudah tidak dapat di ubah lagi, rencana tersebut masih dapat berubah untuk mencapai tujuan tertentu. Suatu proyek diselesaikan dengan melalui tahap perencanaan, membuat rancangan, pengadaan dan pelaksanaan. Waktu dan biaya merupakan dua hal penting dalam pelaksanaan proyek selain mutu, karena biaya yang akan dikeluarkan pada saat pelaksanaan sangat erat kaitannya dengan waktu pelaksanaan pekerjaan. Oleh karena itu pengendalian waktu dan waktu perlu dilakukan agar proyek dapat terlaksana dengan baik tanpa menambah biaya. Anda dapat menggunakan berbagai metode baku untuk menyelesaikan proyek. Dengan begitu tahapan langkah yang dilakukan sudah teruji dan pernah berhasil dilakukan oleh orang lain.

Kegiatan dan pelaksanaan proyek terdiri dari bermacam proses dan prosedur yang harus dilaksanakan secara bersama-sama. Penerapan teknologi informasi bertujuan untuk membantu serta memudahkan pengelolaan anggaran belanja, inovasi, perubahan dan kebijakan lain yang bersifat strategis. Beberapa perangkat lunak manajemen proyek open source antara lain adalah Orange Scrum, Gantt Project, Project Libre, 2-plan dan Trello. Beberapa pilihan lain perangkat lunak Manajemen Proyek selain yang telah disebutkan di atas adalah Dotproject, PHProjekt , Microsoft Project, Primavera, dan WinQSB. Pilihan terbaik adalah yang paling sesuai kebutuhanmu, jadi coba saja semua lalu pilih yang paling tepat untuk kebutuhan proyek anda. Melihat perbandingan perangkat lunak manajemen proyek di atas saya lebih tertarik menggunakan Open Project., karena lengkap, Open Source, memiliki tampilan yang elegan.

Pemilihan metode yang tepat untuk melaksanakan sebuah proyek sangat memengaruhi kualitas hasil proyek yang akan dikerjakan. Metode Jalur Kritis atau Critical Path Method (CPM) merupakan suatu metode perencanaan proyek yang sudah dikenal dan sering digunakan sebagai sarana manajemen dalam pelaksanaan proyek. Dengan mempelajari ciri-ciri setiap metode pada manajemen proyek akan membuat anda lebih cepat memilih metode yang tepat ketika mendapatkan kesempatan melaksanakan suatu proyek. CPM bukanlah satu-satunya metode untuk melaksanakan sebuah proyek, tetapi salah satu dari berbagai macam metode manajemen proyek yang ada. Agile adalah metode manajemen proyek paling populer dibandingkan dengan ke-empat lainnya, selain itu Agile memiliki proses yang sangat membantu Anda merancang dan membuat produk yang tepat. Metode paling tua diantara kelima pilihan metode di atas ialah Waterfall yang dikembangkan oleh Dr. Winston Royce pada tahun 1970. Namun hal yang perlu diperhatikan dengan metode tersebut adalah waktu penyelesaian lama dan boros biaya.

Manajemen proyek merupakan sebuah ilmu untuk melaksanakan berbagai jenis proyek besar maupun kecil yang dapat dilakukan oleh individu dan tim agar memperoleh hasil maksimal. Berbagai metode yang ada dapat digunakan sebagai acuan pelaksanaan proyek sehingga proyek dapat direncanakan, di pantau dan dikendalikan sebelum benar-benar dilaksanakan. Metode CPM dan Agile merupakan dua metode yang populer untuk menyelesaikan berbagai jenis proyek seperti konstruksi, pengembangan perangkat lunak dan penelitian. Penggunaan perangkat lunak manajemen proyek akan sangat membantu Anda menyelesaikan proses membuat rencana dan rancangan proyek yang akan dilaksanakan. Metode Agile memiliki berbagai kelebihan seperti cepat, risiko gagal sedikit dan risiko mengalami kerugian juga sedikit. Metode CPM memiliki sifat memungkinkan untuk melakukan evaluasi, menentukan durasi proyek dan menunjukkan alur kegiatan yang penting untuk diperhatikan.